Die Grundlagen des Automatic Accounting

Der Leistungsumfang und die notwendigen Fähigkeiten des Accounting stützen sich auf zwei Säulen:

1. RechtsnormenSie beschreiben alle strukturellen Anforderungen an das Accounting. Darüber hinaus lassen sich auch weitgehend bereits prozessuale und funktionale Anforderungen an das Accounting ableiten.
2. Unternehmens-ZieleAus ihnen lassen sich die Leitlinien ableiten, nach denen die notwendigen prozessualen Fähigkeiten des Accounting gestaltet werden müssen. Soweit hierfür auch Rechtsnormen vorliegen ist eine Deckungsgleichheit sichergestellt.

Rechtliche Grundlagen

• Accounting ist einer der wenigen Unternehmensbereiche, dessen Aufgaben durch Gesetze und Normen bindend geregelt ist
• Accounting und seine Prozesse, Daten, Dokumente und Archiven wird aus diesem Grund periodischen Prüfungen unterzogen
• Abweichungen von diesen Vorgaben sind in der Regel strafbewehrt
• Die Anforderungen an Accounting strahlen in die Vorsysteme dann aus, wenn sie für Accounting relevante Daten zur Verfügung stellen.

Accounting und Vorsysteme

• Die Aufgabe von Vorsystemen besteht darin, Accounting zeitnah und in geeigneter Form über relevante Sachverhalte zu informieren, damit Accounting seinen Aufgaben nachkommen kann
• Die Mindestanforderungen an diese Aufgabe der Vorsysteme sind durch die gesetzlichen Vorgaben bestimmt.
• Weitere Anforderungen an die Vorsysteme ergeben sich durch Unternehmensvorgaben (z.B. Compliance), Internes Kontrollsystem und Interne Revision.

Basisnormen definieren die notwendigen Fähigkeiten des Accounting

Aus den Basisnormen HGB, Abgabenordnung und den Grundsätzen lassen sich die Aufgaben des Accounting beschreiben:

Das Rechnungswesen (Accounting) dient der

• systematischen Erfassung,
• Überwachung und
• informatorischen Verdichtung

der durch den betrieblichen Leistungsprozess entstehenden Geld- und Leistungsströme = Geschäftsvorfälle. Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen beeinflusst bzw. verändert. Ein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in seiner Buchführung lückenlos zu erfassen, um so den finanziellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren. Accounting hat zwei Abnehmerbereiche:

• Externes Accounting: Rechenschaft gegenüber Außenstehenden.
• Internes Accounting: Daten zur Steuerung und Planung des Unternehmens.

Unternehmensspezifische und gesetzesnahe Normen ergänzen die notwendigen Fähigkeiten

Accounting und seine Vorsysteme müssen unternehmensspezifischen und gesetzesnahen Normen genügen. Dies sind die Vorschriften zu

• Corporate Governance
• Compliance
• IKS
• Korruptionsprävention
• Audit-Vorgaben (siehe Detailbericht)

SL360°

Das generische Subledger mit Template-Steuerung

SL360° ist die regelbasierte Buchungsmaschine für alle Geschäftsprozesse. Sie wird nach Ihren Vorgaben parametrisiert und kann laufend durch den Kunden selbst an Änderungen im betrieblichen Umfeld angepasst werden.

SL360° kann für alle Geschäftsbereiche, Unternehmensgrößen, Branchen und Rechtsformen und für alle Systemlandschaften eingesetzt werden.

SL360° unterstützt Ihre Wachstumsstrategien

Flexible Fertigung in Produktion und Dienstleistungen

Entsprechend der Variabilität des Produktbaukastens werden in allen Business Lines und für jede Produktkombination eine automatische Zuordnung der hierfür erforderlichen Business-Strukturen und Geschäftsvorfälle ermöglicht.

Diese Zuordnung ist einer der Bausteine für ein vollautomatisiertes Subledger / Nebenbuch, welches die Buchungssätze für das Hauptbuch bereitstellt.

Innovationen im Accounting sichern das Wachstum

SL360° bietet ein vollautomatisches, „state-of-the-art“- Subledger / Nebenbuch mit folgenden Elementen:

• Das Subledger / Subledger / Nebenbuch reagiert automatisch auf accounting-relevante Ereignisse im Front-Office.
• Accounting-relevante Ereignisse werden durch die zulässigen Kombinationen aus Produkt, Objekt und Prozess definiert.
• Die dafür passenden Business-Strukturen werden auf Basis der Geschäftslandkarte automatisch ermittelt
• In den ermittelten Business-Strukturen werden alle dafür erforderlichen Geschäftsvorfälle (z.B. Abgrenzungen, Zinsanteile, Barwerte) in Form von Zeitreihen automatisch berechnet.
• Den berechneten Geschäftsvorfällen werden auf der Basis von Kontierungsregeln automatisch Buchungssätze und Konten zugeordnet und die Buchungszeitpunkte terminiert.
• Zu den Buchungszeitpunkten werden die vorgesehenen Buchungen automatisch aggregiert und verdichtet und dauerhaft dokumentiert an das Hauptbuch übergeben.
• SL360° erlaubt die automatische Parallelbuchhaltung nach verschiedenen Rechtsgrundlagen wie z.B. HGB und IAS / IFRS sowie Steuerrecht. Zwischen den verschiedenen Rechnungslegungen (HGB, IFRS) sind auf der Geschäftsebene (d.h. für jeden Vertrag) und für jeden beliebigen Zeitraum Überleitungsrechnungen möglich.
• SL360° ist mehrwährungsfähig.
• SL360° verarbeitet alle accounting-relevanten Ereignisse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg automatisch. Hierzu gehören die Lebenslaufphasen Vertragsanbahnung, Vertragsabschluss, Vertragsverwaltung, Vertragsstörungen, Vertragsänderungen (Laufzeiten, Leistungsumfang, Objekte, Konditionen) und die Vertragsbeendigung.
• SL360° verarbeitet vorausschauende und rückwirkende Ereignisse, d.h. der Zeitpunkt der Wirkung und der Zeitpunkt der Erfassung können auseinanderfallen. Das Nachholen von rückwirkenden Buchungen kann fallweise geregelt werden.
• SL360° erstellt, verwaltet und dokumentiert automatisch alle Korrekturbuchungen, die im Rahmen von Änderungen und Korrekturen anfallen.
• Eine umfassende automatische UNDO-Funktion erlaubt die Rücknahme aller Geschäftsprozesse, d.h. aufgehobene Ereignisse können in ihren Wirkungen vollständig neutralisiert werden (Erforderlich für ein wirkungsorientiertes 4-Augen-Prinzip).
• SL360° bietet dem Hauptbuch für jede verdichtete Buchung eine detaillierte online-Sicht auf die dahinterliegenden Business-Strukturen und alle damit verbundenen Geschäftsvorfälle auf der Ebene der daran beteiligten Einzelverträge.
• SL360° zeigt alle finanzwirksamen Konsequenzen, die ein Geschäft in der Vertrags-, Leistungs- und Vermögenssphäre hat.
• SL360° transformiert die ereignisorientierten Ergebnisse der Geschäftsprozesse aus dem Front-Office in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs und diese in die institutionelle Sicht des Rechnungswesens. Die Transformationen sind bi-direktional, d.h. die institutionelle Sicht des Rechnungswesens kann aus dem Rechnungswesen heraus online in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs und die ereignisorientierte Sicht des Front-Office übergeleitet werden.
• SL360° ist eine vollautomatische „Back Office Engine“. Dabei wird die logische Verarbeitungsmaschine durch ein einstellbares Regelwerk gesteuert, welches von der Fachabteilung auf die im Front-Office definierten Produkte und Prozesse benutzerfreundlich eingestellt (administriert) werden kann.
• Das Subledger / Nebenbuch verwendet für jedes accounting-relevante Ereignis die zugeordneten Regeln.

Das Accounting schafft Verbesserungen in der gesamten Wertschöpfungskette

• Das Subledger / Nebenbuch berücksichtigt auch alle Geschäftsvorfälle, die im Zuge des Vertragsabschlusses in Beschaffung (z.B. Ankauf, Provisionen, Wartung, Services, Versicherung) und Finanzierung (Sonderzahlungen, Refinanzierung, Subventionen) ausgelöst werden.

SL360° schafft Profitabilität

Im „Back-Office“ wird die Profitabilität durch eine automatische, regelbasierte Verarbeitung verbessert. Dies bedeutet:

• Während des Betriebs sind keine manuellen Eingriffe erforderlich.

• Die berechneten und gebuchten Ergebnisse bedürfen im laufenden Betrieb durch die regelbasierte Automatisierung keiner Überwachung durch das IKS. Im Rahmen des Ablaufs sind bereits alle Kontrollen implementiert (z.B. Plausi-Check oder Fehlermeldungen)
• Die Einstellung der Regeln erfordert fachliche Kenntnisse und keine Programmierkenntnisse. Deshalb können Regeln grundsätzlich durch die Fachabteilung (Rechnungswesen) eingestellt werden.
• Das IKS muss ausschließlich die Verarbeitungslogik (einmalig bei Funktionsabnahme) und die eingestellten Regeln (nach jeder Regeländerung) kontrollieren. Regeländerungen entstehen
  • nach Änderungen im Produktbaukasten,
  • nach Änderungen in den Geschäftsprozessen
  • nach Änderungen in Tax, Legal und Compliance
  • Alle Regeln werden einen zeitlichen Gültigkeitsbereich haben mit Berechtigungs- und Historienverwaltung. Dadurch können vorausschauende Regeländerungen bereits im Zeitpunkt der Bekanntmachung verarbeitet werden (z.B. USt.-Änderungen). Falls rückwirkende Regeländerungen erfolgen, ist ein Nachbuchen der Neu- und Korrektureffekte im laufenden Monat bzw. fallweise geregelt erforderlich.
  • Alle Regeländerungen unterliegen den Sicherungs-, Zugriffs-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des Rechnungswesens. Eine entsprechende online-Dokumentation mit Nachweis aller Änderungsaufträge und ein Berechtigungssystem sind Teil des Subledger / Nebenbuchs.
  • Das Subledger / Nebenbuch wird allen Anforderungen aus den Bereichen Tax, Legal und Compliance genügen.

SL360° bietet neue Technologien

SL360° strebt die Harmonisierung von Prozessen, Systemen und Funktionen an.

Das SL360° Nebenbuch hat eine einheitliche Vorgehensweise bei allen accounting-relevanten Ereignissen. Die Individualisierung für die einzelnen Geschäftsmodelle und Ereignisse erfolgt durch die Administration der Buchungsregeln.

SL360° bietet ein end-to-end Prozessmodell.

End-to-end-Systeme sind eine Voraussetzung für moderne – auch automatisierte – Prüfungshandlungen. Das COMAC-APA-Nebenbuch entspricht der end-to-end Zielsetzung durch die Berücksichtigung

• aller accounting-relevanten Ereignisse über den gesamten Lebenslauf
• aller finanzwirksamen Konsequenzen für
  • die gesamte Business-Struktur der Wertschöpfungskette
  • für Vertrags-, Leistungs- und Vermögenssphäre
  • für alle Business Lines und
  • für alle darin enthaltenen Geschäftsvorfälle
  • der bidirektionalen Transformation zwischen
    • Ereignisorientierung („Front Office“),
    • Geschäftsorientierung („Back Office“) und
    • Unternehmensorientierung (Accounting)

• und den dazugehörigen Überleitungen.